Privacy beleid

Privacy beleid Scoutingroep de Vundelaar Twello.
Scoutingroep de Vundelaar verwerkt persoonsgegevens.
Wij willen je hier graag duidelijk en transparant over
informeren.


Scoutingroep “de Vundelaar”
PiGiKa
Kerklaan 3, 7391 AN Twello
KvK nummer: 08179865
Bankrelatie: NL97RABO011.10.41.775


Correspondentieadres:
Grotenhuisweg 36
7384 CS Wilp (GLD)


Privacy statement Scouts Online (SOL)
In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de
verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep de Vundelaar te Twello via
het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy
statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.


Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier. De
gegevens van dit formulier worden geregistreerd in Scouts Online (SOL). Het
papieren formulier wordt daarna bewaard in het archief van Scoutinggroep de
Vundelaar. Dit archief is alleen toegankelijk voor het groepsbestuur van
Scoutinggroep de Vundelaar. Na beëindiging van het lidmaatschap wordt het
papieren inschrijfformulier nog maximaal 24 maanden bewaard en dan vernietigd.
Deze 24 maanden geven het bestuur de mogelijkheid, om wanneer nodig voor
bepaalde zaken, contact te kunnen opnemen met het betreffende oud-lid.


Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scoutinggroep de Vundelaar hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving.
Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te
bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst,
zoals bijv. een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de
jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid. Denk hierbij aan
voedselallergieën of medicijngebruik. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een
gezondheidsformulier die per meerdaags activiteit op papier dient te worden ingevuld
en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde gezondheidsformulieren
worden zorgvuldig bewaard en niet gedigitaliseerd. De formulieren zijn alleen
inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het
formulier. Het formulier wordt binnen vier weken na afloop van de activiteit op
verzoek aan de ouders/verzorgers teruggegeven anders wordt hetvernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de leiding van de
jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of
informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën
en/ of medicijngebruik.
Scoutinggroep de Vundelaar mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’
niet verwerken, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het
belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken
van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.


Registratie activiteiten
Voor groepsactiviteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een
registratieformulier of op papier of online in Scouts Online.
De gegevens op een papieren registratieformulier worden bewaard tot
maximaal 4 weken na de activiteit en daarna vernietigd.


Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden of ouders/verzorgers (bij
minderjarige leden) een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtiging wordt
conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden
geregistreerd in het ledenadministratiesysteem Scouts Online.
Alleen de penningmeester en de secretaris van Scoutinggroep de Vundelaar hebben
inzicht in de financiële gegevens.


Contactlijsten
Een speltak kan de beschikking hebben over een fysieke lijst met namen,
adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers.
In geval van nood kan de leiding ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken.
Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van de betreffende speltak
en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van
het seizoen vernietigd.


Beeldmateriaal
Scoutinggroep de Vundelaar maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten
behoeve van promotie van Scoutinggroep de Vundelaar en als herinnering.
Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor:
• Het maken van beeldmateriaal van het betreffende (jeugd)lid.
• Het gebruiken van het gemaakte materiaal waarop het (jeugd) lid te zienis.
De door u gegeven toestemming is te allen tijde in te trekken middels een schriftelijk
verzoek.

Gebruik digitale communicatiegroepen
Een speltak kan gebruik maken van een digitale communicatiegroep,
zoals bijv. WhatsApp, om informatie te delen met ouders /verzorgers
en/of leden. Ouders/verzorgers en/of leden worden doormiddel van
een uitnodigingslink gevraagd om lid te worden van deze groep.
Ouders/verzorgers en/of leden worden gewezen op het feit dat andere gebruikers
van deze groep elkaars contactgegevens kun zien. Op verzoek kunnen
ouders/verzorgers/leden te allen tijde verwijderd worden uit de betreffende
communicatiegroep of door zelf uit de groep te gaan. Wanneer het lidmaatschap van
een lid wordt beëindigd, worden betreffende ouders/verzorgers/leden verwijderd uit
de betreffende communicatiegroep en uit de telefoon van leiding.


Communicatie over het privacy beleid
Het privacy beleid van Scoutinggroep de Vundelaar is terug te vinden
via www.vundelaar.nl/privacy en op te vragen via info@vundelaar.nl


Datalekken
Een inbreuk in verband met persoonsgegevens, beter bekend als een datalek, is een
inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de
ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden,
opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens. Het is voor de kwalificatie
als ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ niet relevant dat er boos opzet in het
spel is.


Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit gemeld bij het
groepsbestuur. Zij maakt hiervan melding bij Scouting Nederland conform de
‘procedure datalekken verwerkers’.
(https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridischeondersteuning/privacywet-en-bescherming-persoonsgegevens/4213-proceduredatalekken-dataverwerkers/file)


Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die
voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens
is gebeurd.


Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in
gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep de Vundelaar binnen één maand op dit
verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris
(info@vundelaar.nl) Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit
verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in
behandeling genomen.