Privacy beleid Scoutingroep de Vundelaar Twello

Scoutingroep de Vundelaar verwerkt persoonsgegevens.
Wij willen je hier graag duidelijk en transparant over informeren.

Scoutingroep “de Vundelaar”
PiGiKa
Kerklaan 3, 7391 AN Twello
KvK nummer: 08179865
Bankrelatie: NL97RABO011.10.41.775

Correspondentieadres:
Grotenhuisweg 36
7384 CS Wilp (GLD)

Privacy statement Scouts Online (SOL)
In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep de Vundelaar te Twello via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier. De gegevens van dit formulier worden geregistreerd in Scouts Online (SOL). Het papieren formulier wordt daarna bewaard in het archief van Scoutinggroep de Vundelaar. Dit archief is alleen toegankelijk voor het groepsbestuur van Scoutinggroep de Vundelaar. Na beëindiging van het lidmaatschap wordt het papieren inschrijfformulier nog maximaal 24 maanden bewaard en dan vernietigd. Deze 24 maanden geven het bestuur de mogelijkheid, om wanneer nodig voor bepaalde zaken, contact te kunnen opnemen met het betreffende oud-lid.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scoutinggroep de Vundelaar hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te
bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals bijv. een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de
jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier die per meerdaags activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde  gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard en niet gedigitaliseerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt binnen vier weken na afloop van de activiteit op verzoek aan de ouders/verzorgers teruggegeven anders wordt het vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën en/ of medicijngebruik. Scoutinggroep de Vundelaar mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet verwerken, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten
Voor groepsactiviteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een registratieformulier of op papier of online in Scouts Online. De gegevens op een papieren registratieformulier worden bewaard totmaximaal 4 weken na de activiteit en daarna vernietigd.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden of ouders/verzorgers (bij minderjarige leden) een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtiging wordt
conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Alleen de penningmeester en de secretaris van Scoutinggroep de Vundelaar hebben inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
Een speltak kan de beschikking hebben over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. In geval van nood kan de leiding ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van het seizoen vernietigd.

Beeldmateriaal
Scoutinggroep de Vundelaar maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van promotie van Scoutinggroep de Vundelaar en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor:
• Het maken van beeldmateriaal van het betreffende (jeugd) lid.
• Het gebruiken van het gemaakte materiaal waarop het (jeugd) lid te zien is.

Gebruik digitale communicatiegroepen
Een speltak kan gebruik maken van een digitale communicatiegroep, zoals bijv. WhatsApp, om informatie te delen met ouders /verzorgersen/of leden. Ouders/verzorgers en/of leden worden doormiddel van een uitnodigingslink gevraagd om lid te worden van deze groep. Ouders/verzorgers en/of leden worden gewezen op het feit dat andere gebruikers van deze groep elkaars contactgegevens kun zien. Op verzoek kunnen ouders/verzorgers/leden te allen tijde verwijderd worden uit de betreffende communicatiegroep of door zelf uit de groep te gaan. Wanneer het lidmaatschap van een lid wordt beëindigd, worden betreffende ouders/verzorgers/leden verwijderd uit de betreffende communicatiegroep en uit de telefoon van leiding.

Communicatie over het privacy beleid
Het privacy beleid van Scoutinggroep de Vundelaar is terug te vinden via www.vundelaar.nl/privacy en op te vragen via info@vundelaar.nl

Datalekken
Een inbreuk in verband met persoonsgegevens, beter bekend als een datalek, is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens. Het is voor de kwalificatie
als ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ niet relevant dat er boos opzet in het spel is.

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit gemeld bij het groepsbestuur. Zij maakt hiervan melding bij Scouting Nederland conform de
‘procedure datalekken verwerkers’.
(https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridische-ondersteuning/privacywet-en-bescherming-persoonsgegevens/4213-procedure-
datalekken-dataverwerkers/file)

Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens
is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep de Vundelaar binnen één maand op dit
verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris (info@vundelaar.nl) Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit
verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.